Bel ons 06 13 04 64 81 - mail ons info@groenhofco.nl

Hoe communiceer je tijdens de organisatie van de congres?

Hoe communiceer je tijdens de organisatie van de congres?
6 november 2018 Kiki Hagethorn

Hoe communiceer je tijdens de organisatie van een congres?

Communicatie is een breed begrip, bij de organisatie van een congres komen verschillende vormen van communicatie kijken. De drie belangrijkste vormen van voor de organisatie van een congres zijn:

 

  • De communicatie binnen de organisatie;
  • De communicatie naar buiten;
  • De communicatie naar de geregistreerde deelnemers.

 

Communicatie binnen de organisatie

Bij de organisatie van een congres of bijeenkomst komt meer kijken dan men vaak verwacht. Hierbij valt te denken aan: het samenstellen van het programma, het kiezen en vastleggen van een locatie, het verzorgen van sprekers, willen wij ook een beursvloer?, wat zijn de wensen met betrekking tot de catering?, hoe maken we de bijeenkomst bekend?, op welke wijze willen we deelnemers werven?, een goede bewegwijzering, etc.

 

Al deze taken kunnen natuurlijk verdeeld worden onder verschillende personen uit de organisatie. Als iedereen dan los zijn eigen taak uitvoert zullen hier zeker hele leuke aspecten uit voortkomen, echter wordt het congres dan wel één geheel?

 

Eén centraal aanspreekpunt is een essentieel onderdeel van de organisatie.

Om er voor te zorgen dat alle losse onderdelen van de bijeenkomst goed op elkaar aansluiten is het van belang om 1 persoon aan te stellen, die het overzicht behoudt. Iedereen doet verslag van zijn of haar bevindingen bij deze centrale persoon.

 

Het is van belang dat deze centrale persoon:

  • Goed overzicht kan houden;
  • Alles netjes kan samenvoeg
    en tot één geheel;
  • Aanstuurt waar nodig;
  • Zorg draagt dat alle onderdelen netjes op tijd klaar zijn, zodat er geen vertraging opgelopen kan worden.

 

Communicatie naar buiten

 

Voor de communicatie naar buiten is het belangrijk dat alles consequent en op dezelfde wijze wordt verstuurd. Men moet de mailing/posts gaan herkenning op uiterlijk. Denk aan:

  • Een herkenbaar logo speciaal voor deze bijeenkomt;
  • Altijd de zelfde opbouw van de meldingen;
  • Gebruik herkenbare kleuren;
  • Probeer de mailing of posts er altijd op een zelfde moment uit te doen – bv. Altijd op een dinsdag rond 11:00 uur.

 

Zodra de rode lijnen van de bijeenkomst vastgelegd zijn, is het tijd om een ‘Save the date’ te versturen. Dit is vaak het eerste communicatie moment naar buiten. Het doel van een Save the date is het bekend maken de naam, de datum en de locatie van de bijeenkomst. Men kan die datum dan alvast in zijn/haar agenda reserveren.

Het versturen van de Save the date kan doormiddel van Social Media, e-mail of ‘ouderwets’ per post.

 

Zodra de inhoud van het programma en de sprekers rond zijn, kan de registratie worden geopend. Weer een mooie aanleiding voor een nieuwe mailing of Social Media campagne. Op dit moment is het wel belangrijk dat alle informatie met betrekking tot de bijeenkomst op de website staat.

 

  • Locatie;
  • Datum;
  • Programma inclusief tijden;
  • Routebeschrijving;
  • De link naar het registratieformulier;
  • Informatie over de kosten voor deelname.

 

In de laatste periode – tot aan de bijeenkomst is het belangrijk om wekelijks bij te houden hoe het verloop van de registraties gaat. Loopt het naar verwachting? Komen er meer registraties binnen dan verwacht? Blijven de aantallen toch wat achter op de verwachtingen? Zijn er bepaalde sub sessies die duidelijk achterblijven op de rest?

Op basis van deze verschillende bevindingen kunnen er extra posts of een mailing verstuurd worden.

 

! LET OP !

Als er alleen met e-mails gecommuniceerd wordt naar de deelnemers moet er wel goed in de gaten gehouden worden dat deze mails wel interessant blijven en niet als spam gezien gaan worden. Zodra er te veel e-mails verstuurd gaan worden kan dit ook averechts werken op de deelnemers!

 

Communicatie naar deelnemers

Op het moment dat iemand zich heeft geregistreerd voor de bijeenkomst, ontvangt hij/zij direct een bevestiging van zijn/haar registratie per email. In deze bevestiging worden alle registratie gegevens weergegeven, gevolgd door de nodige informatie met betrekking tot de bijeenkomst. Dit is over het algemeen een samenvatting van alle informatie die op de website wordt vermeld.

 

Het is belangrijk om facturatiemogelijkheden (indien nodig) én de annuleringsvoorwaarden ook in deze bevestigingsmail te vermelden.

 

Tot slot raad ik iedereen aan om 2 weken voor de bijeenkomst een ‘reminder van registratie’ per mail te versturen naar alle geregistreerde personen. Indien iemand toch verhinderd is, kan dit nog doorgegeven worden. Op deze manier beperk je het no show percentage voor een uiteindelijk geslaagde dag!

0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.